Опись ИТ-активов отвечает на вопросы, которые возникают в самый неподходящий момент: что у нас есть, чьё оно, когда куплено, кончилась ли гарантия и кто этим пользуется.
Что описывать
Компьютеры это только начало списка. Полная опись включает:
- рабочие станции и ноутбуки: модель, конфигурация, дата покупки, гарантия, пользователь
- серверы: конфигурация, роль, где стоит, что на нём работает
- сетевое оборудование: коммутаторы, точки доступа, маршрутизаторы
- печатная техника: модель, расположение, ресурс
- лицензии: на что, сколько, до какой даты, на кого оформлены
- подписки и сервисы: хостинг, домены, облака, почта
- договоры: провайдеры, вендоры, подрядчики
- учётные записи: кто, где, с какими правами
Последний пункт пропускают чаще всего, а он вскрывает больше всего проблем.
Что обычно находят в первый раз
По опыту обследований в компании на 50-100 рабочих мест находится:
Учётные записи уволившихся. Активные, иногда с правами администратора, иногда с доступом к почте.
Оборудование без владельца. Ноутбук числится за отделом, а фактически лежит дома у бывшего сотрудника.
Просроченные лицензии. Работают, но обновления не приходят, поддержка недоступна.
Оборудование вне гарантии. О нём вспоминают, когда оно ломается.
Дублирующие подписки. Два облачных хранилища, три сервиса видеосвязи, потому что каждый отдел выбирал сам.
Серверы, о назначении которых никто не помнит. Работают, что-то делают, выключать страшно.
В среднем инвентаризация окупается сразу: экономия на ненужных подписках и лицензиях покрывает стоимость работ. Это не главная её польза, но самая наглядная.
Как описывать
Формат зависит от размера компании. До 50 рабочих мест хватает таблицы. Дальше нужна система учёта, иначе таблица перестаёт обновляться.
Минимальный набор полей:
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Инвентарный номер | связка с бухгалтерией |
| Тип и модель | понимать, что это |
| Серийный номер | обращение по гарантии |
| Дата покупки и гарантия | планирование замены |
| Расположение | найти физически |
| Ответственный | с кого спрашивать |
| Статус | в работе, в резерве, на списание |
Как не дать описи умереть
Опись живёт, пока она встроена в процессы. Три правила:
Новое оборудование заносится при получении. Не «потом внесём», а как часть приёмки.
Перемещение фиксируется. Сотрудник переехал в другой кабинет, ноутбук ушёл в другой отдел, всё это отмечается.
Раз в год проводится сверка. Выборочная или полная, но регулярная. Без неё через два года опись расходится с реальностью настолько, что проще начать заново.
Что даёт готовая опись
Планирование бюджета: видно, сколько техники выходит из гарантии в следующем году. Быстрый разбор аварий: понятно, что где стоит и на что влияет. Прозрачность при смене подрядчика: передавать легко, потому что всё описано. Соблюдение требований по безопасности: перечень мест хранения данных обязателен, а он берётся из описи.
Инвентаризацию мы делаем на старте обслуживания и оформляем как приложение к договору. Подробнее об этом этапе в аудите инфраструктуры, а дальнейшее ведение парка входит в абонентское обслуживание.