Компании до двадцати человек не нужен сложный ИТ-ландшафт. Ей нужно, чтобы работала почта, не терялись файлы, не встало всё из-за одного сбоя и не было очевидных дыр в безопасности.
Что нужно сразу
Корпоративная почта на своём домене. Не бесплатные ящики на публичных сервисах. Причины: письма от компании на публичном домене выглядят несолидно, при увольнении сотрудника ящик остаётся у него, историю переписки забрать невозможно.
Общее хранилище файлов с правами. Облачное или на сервере. Ключевое слово это права: у бухгалтерии свои папки, у отдела продаж свои, общие документы отдельно.
Резервные копии. Минимум для файлов и учётной системы. Правило простое: копия должна быть в другом месте, и её нужно проверять.
Учётные записи по человеку. Не одна общая на компьютер, а именная на каждого. Это основа и безопасности, и порядка.
Нормальная сеть. Интернет с резервным каналом, если работа зависит от него, и Wi-Fi, который покрывает офис.
Антивирус на всех машинах. Централизованно управляемый, а не бесплатный на каждой отдельно.
Что может подождать
Домен и служба каталогов при десяти сотрудниках необязательны, хотя при двадцати уже упрощают жизнь. Своя серверная не нужна почти никогда: облако дешевле и надёжнее. Система учёта заявок для десяти человек избыточна, хватает общего адреса поддержки. Сложные средства защиты нужны, только если есть регуляторные требования.
Небольшой компании выгоднее арендовать, чем покупать. Своё железо это капитальные вложения, обслуживание и риск. Аренда это предсказуемый ежемесячный платёж, который можно остановить.
Порядок действий
| Этап | Что делаем | Срок |
|---|---|---|
| 1 | Опись того, что есть, и учётные записи по людям | 3-5 дней |
| 2 | Почта на своём домене, перенос ящиков | 1 неделя |
| 3 | Хранилище файлов с правами доступа | 1 неделя |
| 4 | Резервное копирование и проверка восстановления | 3-5 дней |
| 5 | Сеть: интернет, Wi-Fi, базовая защита периметра | 1-2 недели |
| 6 | Документы по персональным данным | 2 недели |
Шестой пункт часто откладывают, а он обязателен для всех: даже если у вас нет клиентской базы, есть данные сотрудников.
Сколько это стоит
Разовые работы по настройке контура для офиса на 15 человек обходятся в 80-150 тысяч рублей в зависимости от состояния того, что есть. Ежемесячные расходы складываются из почты и хранилища (от 200 рублей за пользователя), интернета, антивируса и обслуживания.
Обслуживание для такого офиса это 18-30 тысяч рублей в месяц. Штатный инженер обошёлся бы в 200 тысяч и был бы загружен на треть.
Типичные ошибки небольших компаний
Всё на личных аккаунтах. Домен зарегистрирован на директора, хостинг на бывшего сотрудника, почта на бесплатном сервисе. При любом конфликте компания теряет доступ.
Один компьютер вместо сервера. Файлы лежат на машине бухгалтера, к которой все подключаются. Она выключается, и работа встаёт.
Нет копий. Или они есть, но на том же диске, где данные.
Пароли одинаковые. Один пароль на всё, известный всем сотрудникам.
Экономия на канале связи. Дешёвый интернет без резерва при том, что вся работа в облаке.
Все пять исправляются за пару недель и стоят меньше, чем одна авария.
Что входит в обслуживание небольшого офиса, смотрите в решении малый бизнес и в пакетах обслуживания.