Услуга · Данные и аналитика

Управление данными и справочниками

Цифры в отчётах расходятся не из-за плохой программы, а из-за того, что один и тот же контрагент заведён тремя карточками, а у товара единица измерения то штука, то коробка. Лечится это не покупкой софта, а правилами и конкретными фамилиями ответственных.

Оставить заявку Что входит

Двойники

находим и сводим

Правила

кто и как заводит

Хозяин

у каждого справочника

Проверка

на входе, а не потом

Состав работ

Инструменты здесь вторичны. Всё держится на организации: за каждым перечнем закреплён конкретный сотрудник, отвечающий за его состояние.

Обсудить объём

Разбор справочников

Двойники, пустые обязательные графы, разнобой в названиях и единицах измерения.

Правила заполнения

Как пишется наименование, какие поля обязательны, кому разрешено заводить новые записи.

Слияние двойников

Сводим так, чтобы документы не потеряли привязку к нужной карточке.

Ответственные

За справочник отвечает конкретный человек, а не абстрактный отдел.

Контроль на входе

Проверки, которые не дают создать двойника или проскочить обязательную графу.

Регулярный отчёт

Сводка по чистоте: сколько новых двойников появилось, где пустые поля.

Порядок действий

Разбор занимает неделю-две. Сама уборка зависит от объёма и обычно растягивается на несколько месяцев по частям.

Оцениваем масштаб

Подсчитываем количество повторов и записей, заполненных с нарушениями.

Пишем правила

Формулировки обсуждаем с теми, чьими руками справочники наполняются, вместо приказа сверху.

Убираем

Сводим двойников по очереди, начиная с тех, что портят отчётность.

Держим

Проверки при вводе и регулярная сводка по чистоте данных.

Убирать двойников, не введя правил, бессмысленно. Через полгода они появятся снова: менеджер не найдёт существующую карточку и заведёт новую. Сначала правила и проверка на входе, потом уборка. Иначе всю работу придётся делать дважды.

Вопросы и ответы

Оттого, что найти существующую запись труднее, чем создать новую. Человек ищет знакомое название, не находит из-за лишней кавычки или пробела и заводит ещё одну карточку. Лечится нормальным поиском и запретом создавать запись без предварительной проверки.

Найти подозрительные пары - да, машина справится. А вот сводить лучше глазами: похожие названия не всегда означают одну и ту же организацию, а неверно объединённые карточки навсегда перепутают привязку документов.

Оценка делается за считаные дни, а сроки наведения порядка задаются объёмом. Перечень партнёров в несколько тысяч позиций разбирают не одну неделю, зато делать это допустимо без остановки текущих дел, двигаясь от действующих контрагентов к архивным.

Ещё в этом направлении

Открыть направление

Услуга Корпоративное хранилище данных Общая база для отчётов по всем системам Услуга Интеллектуальная обработка документов Реквизиты из сканов попадают в учёт сами

Разгребём справочники

Напишите, в каких отчётах расходятся цифры и какие перечни выглядят запущенными. Первым шагом оценим объём беспорядка.

Телефон
8 (777) 121 5771

Почта
office@apply.kz

Офис
Алматы, бульвар Бухар Жырау, 62Б

Согласен на обработку персональных данных